【5分でわかる】営業リストの作り方とは？ 事前準備からターゲットリスト作成の注意点を解説

営業リストの作り方

営業活動に効果的なリスト作成は、営業戦略の決定などの事前準備や情報収集をしてからリスト作成に移ります。

営業リスト作成の事前準備

作成前の事前準備は、質の高さを左右する重要な施策です。以下を参考にしてください。

営業戦略を決定する

リストの精度を高めるために、先に営業戦略を決定しておきます。営業戦略の決定は、競合他社および市場においての状況調査に加え、自社の課題を洗い出し、目標を明確化しておくことがポイントです。明確化した目標から施策を考えることで、営業戦略が構築されていきます。この営業戦略は、ターゲティングや営業手法に大きな影響を及ぼします。また、決定された営業戦略は部署やチーム内で共有することが重要です。共有により共通認識を持つことで、より一体感のある営業活動が期待できます。

ターゲットを確認する

次にターゲットとなる営業先を明確にしておきます。業界や売上額、資本金の額や従業員数など、どのような企業が営業先になるかが明らかになっていないと、リスト作成時に不要な顧客が混ざったり、必要な顧客を取りこぼしたりすることになります。ターゲットではない顧客に営業活動を行うことは成約につながりにくく、時間の無駄になる恐れがあります。また、ターゲットにより情報の集め方にも違いがあるため、明確になっていれば以降の企業情報の収集工程にも活かせるでしょう。

件数を明確化する

営業リストとしてリスト化する件数を明確化しておくことも重要です。ただ単に多く記載することが良いわけではありません。件数が多くても効率よくアプローチできなければ意味がなく、情報収集の時間が無駄になる恐れもあります。営業担当者の人数や成約までの期間など、自社のこれまでの営業情報を参考にして、現実的にアプローチ可能で、十分な成約数が見込める件数を割り出しておきましょう。

営業リストの情報を収集する

営業先の情報を収集するにはいくつかの方法があります。

インターネットで調査する

代表的な手段として挙げられるのが、インターネット調査です。エリアや業種名で検索し、ターゲットに当てはまる企業サイトを見つけ出します。サイトを1件ずつチェックしながら選定しなければならないため、手間や時間がかかりますが、費用をかけずにターゲットを探し出せる有効な手段です。目的に合った企業を一気に見つけ出したい場合は、業界団体や法人番号公表サイトも活用できます。

名刺情報を活用する

営業担当者だけに限らず、社内で保有している名刺情報の活用もひとつの手です。展示会などで得た名刺や過去取引のあった企業の名刺には見込み顧客がいるかもしれません。活用されずに眠ったままの名刺を集めることで、営業リストに活かせます。一方で注意が必要なのは、眠ったままの名刺が実は取引停止した企業や、何らかの理由で取引ができない企業の可能性があることです。名刺を集める際には、所持していた担当者に過去の履歴を確認する必要があります。

自社サイトを解析する

自社サイトがある場合には、アクセス履歴を解析してアクセス元を調べる方法があります。自社サイトにアクセスするということは、少なからず自社のサービスに興味を持っているということです。アクセス元を調べることで、どの企業が自社サイトにアクセスしたかわかります。解析方法は、PCなどに付与された識別番号であるIPアドレスを調べることです。固有のIPアドレスを持つ企業を対象とした方法ですが、どの企業からアクセスされたか調べられます。近年は情報収集にインターネットを用いることが主流であり、自社サイトに訪れた企業は有望な見込み顧客である可能性が高いです。

リストを購入する

何もないところから情報収集してリストを作る手間を考えた場合、顧客リスト販売業者からのリスト購入も選択肢のひとつになり得ます。リストを購入することで、リスト作成の手間を大きく削減できます。もちろん費用はかかりますが、リストを作る時間が十分に取れない場合や、リストを作るノウハウが自社にまだないといった場合には、リストを購入した方がコストパフォーマンスが高い場合も多くあります。また、リストの記載項目や内容は販売業者により異なります。リスト販売業者が保有する企業データを様々な条件でしぼりこみ、営業リストとして抽出できるサービスも存在します。自社に必要な情報を明確にして、必要な情報がしっかりと手に入るサービスを活用しましょう。

ターゲットをリスト化する

事前準備や情報収集が済んだら、いよいよリスト化です。リスト化には、エクセルの利用や管理・作成できるツールの活用、外部業者に委託する方法があります。ここでは、それぞれの方法を詳しく解説します。

エクセルで記載する

エクセルは多くの業務で活用されており、すでに導入している場合は無料で気軽に扱える手段として有効です。また、Microsoft社公式の無料テンプレートもダウンロードできます。リスト作成に便利な機能や関数が使えるため、知識やスキルがあれば質の高い営業リスト作成も可能です。一方で、手間がかかることや営業活動に特化したツールではないこと、また共有がしにくいといった注意点もあります。そのため、規模の小さい営業リスト作成には適している手法です。

ツールを活用する

営業リスト作成ツールを活用する方法もあります。営業リスト作成ツールは、エクセルよりも効率的に高精度なリストが作成できます。そこにCRMやSFAといった管理ツールを組み合わせることも有効です。 顧客管理システムのCRMは、顧客情報だけでなく対応履歴や自社サイトへのアクセス履歴なども一元管理でき、営業リストとしても運用できるシステムです。また、営業支援ツールのSFAは営業履歴および商談の進捗などを共有でき、組織で営業活動を行う場合などにおすすめです。営業活動に特化していることから、営業リスト作成機能を搭載しているツールもあり、営業活動を幅広く支援します。 uSonerのように営業リストを自動で作成する機能に加え、CRMやSFAと連携できるサービスもあります。こういった付加価値も視野に入れて、自社に合ったツールを選択しましょう。

外部業者に依頼する

情報収集も含め、営業リストの作成から管理まで外部の専門業者に依頼することもひとつの方法です。ノウハウがなくても営業リストを作成でき、手間も時間も削減できます。また、専門業者であるため精度の高い営業リストが作成できるというメリットもあります。一方で、情報漏えいのリスクや、発注費用がかかることも認識しておかなければなりません。業者の選定には、セキュリティ対策やこれまでの実績などをチェックしておくことが重要です。

【参考記事】営業リスト作成の方法は? 質の高いリストを作るポイント

営業リストを作成する際の注意点

営業リストを作成する際、リストの重複や情報の鮮度に注意が必要です。それぞれについて詳しく解説します。

重複を防止する

営業リストにおける顧客情報の重複は、リストの件数が多いほど起こり得る課題です。重複してしまうと、自社にとって非効率になるだけでなく、営業先にも迷惑がかかります。例えば、同じ顧客に関する情報が複数ある場合、違う担当者が同じアプローチをしてしまうかもしれません。また、どの情報が一番新しいのかもわからなくなります。重複の防止には、1件1件丁寧に作成することや、ツールの機能を活用するなどの仕組みづくりを行うことが重要です。

定期的に情報を更新する

営業リストは、常に最新の情報が記載されていなければなりません。事業の拡大や移転などにより、企業名や所在地、電話番号、担当者などの情報の変化はよくあることです。それらの情報が更新されず古いままでは、不適切なアプローチを行ってしまうなど、営業活動に悪影響を及ぼしてしまう恐れがあります。営業リストの企業における経営状況や動向などを注視し、最新情報を得ながら定期的な情報更新を行いましょう。