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【テンプレあり】新規開拓で使える営業メールのポイントを解説!

更新日: 2023年9月28日

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「仮説力」を高めて
営業メールの質を向上させる

営業メールは新規の顧客を獲得し、ビジネスを成長させるための強力なツールです。しかし、ただメールを送るだけでは成功することは難しいです。この記事では、営業メールの反応率を向上させ、新規のビジネスチャンスを創出するポイントを解説します。

目次

反応率が上がる新規開拓営業メールのコツ

新規開拓の営業メールを効果的に活用するためには、いくつかの重要なコツを理解し、実践することが不可欠です。以下は、反応率を上げるための具体的なアプローチです。

1. 仮説の質が反応率を決める

営業メールの成功は、まず仮説の質から始まります。仮説は、どのような受信者が最も反応しやすいか、どのような提案が魅力的かについての仮定です。良い仮説なしに良い件名も本文もあり得ません。仮説を立てる際には、以下のポイントに注意を払いましょう。

  • 関心・ニーズ: ターゲットとなる受信者の特性やニーズを詳細に調査しましょう。公式HPを中心に、求人・口コミ情報や財務情報などの情報も確認することで、関心やニーズの仮説を立てましょう。
  • サービスでの解決策: 仮定したニーズを自社サービスで満たせることを端的に伝えましょう。

仮説が的確であれば、営業メールの成功率は飛躍的に向上します。

2. そもそもサービスに合ったリストを作る

リストの質が営業メールの成功に大きな影響を与えます。ターゲットとなるリストは、サービスや製品に関心を持つ潜在的な顧客を含めましょう。最適なリストを作るには、普段から社内の顧客データを整備しておくことが大切です。リストを作成する際に以下のポイントを考慮しましょう。

  • リストのスクリーニング: 既存のデータベースをスクリーニングして、不正確な情報や非効果的な連絡先を削除します。重複している情報は名寄せし、公開情報やリスト会社の情報で情報をリッチ化しましょう。
  • カスタマイズ: リスト作成の際に属性情報を明らかにし、グループでまとめましょう。グループごとに訴求文を変えることが効果的です。
  • セグメンテーション: ターゲット市場を細分化し、異なるセグメントに合ったメッセージを作成します。

正確なターゲットリストを作成することで、メールの開封率と反応率を高めることができます。

3. 曜日・時間帯を工夫する

メールの送信タイミングも非常に重要です。受信者のスケジュールや習慣に合わせて、最適な曜日と時間帯を選択しましょう。以下のポイントを考慮して、送信タイミングを工夫します。

  • 開封率のデータ分析: 過去のメールキャンペーンのデータから、開封率が高かった曜日や時間帯を特定します。サービスや顧客の特性によって最適な時間帯は異なります。自社にあったスケジュールを見つけることが大切です。
  • ターゲット層の習慣: ターゲットとなる受信者が通常どのような時間にメールをチェックするかを考慮します。
  • A/B テスト: 異なる送信タイミングでの A/B テストも、最適なタイミングを見つけるために効果的です。

メールの送信タイミングを最適化することで、受信者がメールを見逃す可能性を低減し、反応率を向上させます。

新規開拓の営業メールを送る手順

営業メールを成功させるためには、特定の手順を追うことが不可欠です。以下は、新規開拓の営業メールを送る際の詳細な手順です。

1. 営業リストを作成する

まず、新規開拓のターゲットとなるリストを作成します。このリストは、サービスや製品に関心を持ちそうな潜在顧客を含めることで新規開拓の効果が高まります。リストの作成には以下のステップが必要です。

  • リストの整理: 既存の顧客データベースを清掃し、正確な情報を確保します。
  • スクリーニング: リスト内の不要な連絡先を削除し、ターゲットに合ったセグメントを作成します。
  • リサーチ: ターゲットとなる受信者の特性やニーズを詳細に調査します。

正確なリストを作成することで、メールキャンペーンのパフォーマンスを向上させることができます。

2. 件名・本文を決める

メールの件名と本文は、受信者がメールを開封し、読むかどうかを決定する重要な要素です。以下のポイントを考慮して、効果的な件名と本文を作成しましょう。

良い件名の条件:

  • 簡潔: 件名は簡潔で明確であるべきです。受信者が一目で内容を理解できるようにしましょう。
  • 興味を引く: 件名は受信者の興味を引くものであるべきです。具体的な価値提案や問題解決のヒントを示しましょう。
  • 刺さる訴求: 関心・ニーズに関連する記載で、受信者の気を引きます。

良い本文の条件:

  • 価値提案: 本文で提供する価値や利点を明確に伝えましょう。受信者が「なぜこれを読むべきか」を理解できるようにします。
  • 読みやすさ: 本文は読みやすく、分かりやすい文章で構成しましょう。冗長な表現や複雑な言葉は避けます。
  • わかり易いネクストアクション: 受信者に次のステップを明示的に示すため、明確なコール・トゥ・アクションを提供します。商談候補日の提示や、申込ページへの誘導が効果的です。

3. 返信に対応する

営業メールを送信した後も、仕事は終わりません。受信者からの返信に対応することが、信頼性を築くために不可欠です。以下のポイントに注意して、返信に対応しましょう。

  • 迅速な対応: 受信者からの返信には速やかに対応しましょう。遅延は信頼性を損なう可能性があります。
  • カスタマイズ: 受信者の質問や関心に合わせてカスタマイズされた返信を提供します。
  • コミュニケーションの継続: 受信者とのコミュニケーションを継続し、信頼感を高め、取引につなげる機会を探しましょう。

返信に対応することで、長期的な関係を築き、ビジネス機会を最大化できます。

シチュエーション別:営業メールのテンプレ3選

異なるシチュエーションに合わせて使える、効果的な営業メールのテンプレートを紹介します。これらを土台に自社にあった営業メールを作成しましょう。

なお、下記は営業担当による個別メールを想定していますが、MAでの配信で使われる際は、末尾に配信停止先を明記する必要がある点はご注意ください。

1. サービスを紹介するメール

株式会社[受信者の会社名]
[受信者の名前]様

突然のご連絡にて失礼致します。
株式会社[あなたの会社名」の[あなたの名前]と申します。

貴社の公式HPを拝見し、[進行中のプロジェクトや業務内容]に関しまして、弊社サービスが解決のお役に立てるのではないかと思い、ご連絡させて頂きました。
弊社は[会社の支援内容]を20年以上行っている会社で、[あなたの会社の強み]に強みを持っております。
[受信者の業界]の最大手のお客さまについても多数のご支援実績がございます。

つきましては、業界他社様の事例を中心に情報提供ベースでご説明させて頂きたく、30分~1時間ほどお時間を頂戴することは可能でしょうか。

下記の日程でお伺いすることが可能でございます。

候補日

  • ・○月○日(曜日) ○:○○~○:○○
  • ・○月○日(曜日) ○:○○~○:○○
  • ・○月○日(曜日) ○:○○~○:○○

大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

**********************************************************************
[会社名]:ユーソナー株式会社
[担当者名]:○○○○
[所在地]:東京都新宿区西新宿3-20-2 東京オペラシティ15階
[直通電話]:○○○○
[部署直通電話]:○○○○
[会社代表電話]:03-5388-7000
[メール]:○○@usonar.co.jp
[ウェブサイト]:https://usonar.co.jp
**********************************************************************

2. セミナー開催案内メール

株式会社[受信者の会社名]
[受信者の部署]部 [受信者の名前]様

突然のご連絡にて失礼致します。
株式会社[あなたの会社名」の[あなたの名前]と申します。

弊社は、[あなたの会社の強み]に強みを持つ、[会社の支援内容]を20年以上行っている会社でございます。

[受信者が過去参加した展示会]で[受信者の名前]様のご参加を確認しまして、[今回弊社で主催するセミナー]にもご関心があるのではと思い、ご連絡致しました。
[受信者の関心・ニーズ]に課題感を持つ担当者様向けに、最先端の[セミナー概要]をご紹介するセミナーを開催致します。

以下、セミナーの開催概要でございます。

■共催:○○株式会社様
■セミナー名:○○担当者様向け!○○を解決する○○手法をご紹介
■日時:〇月〇日(〇)○:○~○:○
■場所:〇〇ホール 〇〇会議室
■セミナー概要:共催会社様として○○株式会社様をお招きし、○○担当者様向けに最先端の○○を解説するセミナーです。...

こちら[お申込みページURL]より、お申込みいただけます。

[受信者の名前]様の業務改善に少しでもお役に立てれば光栄でございます。

尚、このメールは転送可能でございます。ご興味のある部署やご担当者様へ是非ご共有ください。

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[会社名]:ユーソナー株式会社
[担当者名]:○○○○
[所在地]:東京都新宿区西新宿3-20-2 東京オペラシティ15階
[直通電話]:○○○○
[部署直通電話]:○○○○
[会社代表電話]:03-5388-7000
[メール]:○○@usonar.co.jp
[ウェブサイト]:https://usonar.co.jp
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3. 休眠顧客へのフォローアップメール

株式会社[受信者の会社名]
[受信者の部署]部 [受信者の名前]様

長らくご無沙汰しております。
株式会社[あなたの会社名」の[あなたの名前]でございます。

[前回の打合せ日時]のお打ち合わせではお時間を頂きありがとうございました。

前回のお打ち合わせから長らく時間が経ち、貴社の最近のご様子を伺うことができれば、と思いメールをさせていただきました。
弊社サービスも[前回の打合せ日時]から新機能のリリースを行っております。新機能の説明も含めて改めてご提案のお時間を頂けますと幸いです。

ご返信をお待ちしております。どうか引き続きよろしくお願いいたします。

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[会社名]:ユーソナー株式会社
[担当者名]:○○○○
[所在地]:東京都新宿区西新宿3-20-2 東京オペラシティ15階
[直通電話]:○○○○
[部署直通電話]:○○○○
[会社代表電話]:03-5388-7000
[メール]:○○@usonar.co.jp
[ウェブサイト]:https://usonar.co.jp
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新規開拓に営業メールが効果的なワケ

工数がかからず、内容のカスタマイズもしやすいメールは、新規開拓営業で効果的です。成約までには、電話や訪問でのアプローチをはさむ必要はあるかもしれませんが、アプローチのファーストステップとしては、メールやDMは外せない施策と言えるでしょう。

1. 興味関心の緊急度に合わせてスクリーニングできる

受信者目線で見たときに、営業電話に比べて、メールへの対応は能動的な動きになるため、反応の障壁は大きくなります。これは逆に言うと、興味関心の大きな顧客をスクリーニングできるともとらえることができます。社内の営業リソースは限られているため、少ないリソースでより効率的に成果を上げるなら営業メールは最適な手段になり得ます。

2. 電話より心理的負担が少ない

電話で直接断られることは営業担当にとって無視できない心理的な負担となります。心理的ストレスはアプローチ数の減少に直結するため、無視できない要因です。メールであればストレスは限定されるため、営業担当のパフォーマンスを維持しやすくなります。

3. コスト効率

営業メールは、他の営業手法に比べてコストが低いです。郵送や電話営業に比べて、送信コストや時間の節約が可能です。大規模なリストにメールを送信する場合でも、比較的低いコストで多くの受信者にアプローチできます。

4. トラッキングと改善

マーケティングツールを使用している場合、メールの開封率やクリック率などのデータをトラッキングできます。これにより、キャンペーンの効果をリアルタイムでモニタリングし、改善の余地を見つけやすくなります。データに基づく最適化が可能であり、効果的なキャンペーンを継続的に進化させることができます。


まとめ

営業メールの反応率を上げるためには、効果的な戦略と実践が必要です。ターゲットリストの作成、仮説の質の向上、送信タイミングの最適化、そして受信者とのコミュニケーションの継続が鍵となります。また、シチュエーション別のテンプレートを活用することで、営業メールの効果を高めることができます。

これらのコツと手順に従って、新規開拓の営業メールを計画し、実行してみましょう。反応率の向上と新規ビジネスチャンスの創出に繋がることでしょう。

この記事を書いた人

uSonar

ユーソナー編集部

MXグループ・編集長

ユーソナー編集部です。
主にBtoB事業を営む企業様に向け、これからの業務のあり方を考える上で有用なデータ活用やデジタル技術に関する情報を発信しています。

【BtoB調査レポート】「市場開拓」におけるデータ活用の実態調査

ユーソナー株式会社では、BtoB企業の市場開拓におけるデータ活用の実態について、経営企画職の方500人を対象にアンケート調査を実施し、レポートにまとめました。 営業・マーケティング活動を強化・改善していくためのヒントやきっかけとしていただければ幸いです。

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