オンライン名刺とは？デジタル化することで得られるメリットや注意点を解説！

昨今では、オンライン名刺を使い始める企業が増えてきました。テレワークの増加やペーパーレス推奨の影響もあり、これから導入しようかどうかを考えている企業も多くなってきております。本記事では名刺をオンライン化・デジタル化する上でのメリットや注意点も合わせて解説して行きます。

オンライン名刺ができること

WEB会議やオンライン商談で名刺交換ができる

最近ではリモートワークが定着した企業も多く、社内の会議や顧客との商談もオンラインで行われる機会も多くなってきています。オンライン名刺を導入しておくことで、 WEB会議やオンライン商談の際にオンライン上で名刺交換を行うことができます。

メールの署名欄にオンライン名刺を付けられる

オンライン名刺は、URLやQRコードを用いて閲覧できる形になっているので、メールの署名欄にオンライン名刺をつけることができます。新規開拓活動におけるメール送付の時はもちろん、WEB会議やオンライン商談などの機会が無い取引先に対しても、メールと一緒に手軽に名刺を渡す事ができます。

写真や動画などのマルチメディア要素も含められる

紙ベースの名刺は、名刺に載せられる企業情報にも限界がありますが、オンライン名刺には写真や動画などのデータも載せることができます。自社商品やサービス動画などをオンライン名刺に載せることで、多くの企業情報を分かりやすい形で伝えることができます。また、企業サイトのURLはもちろん、SNSへのリンクも手軽に付けることができますので、企業サイトやSNSへのアクセスアップのためのツールとしても役立ちます。様々な種類のデザインや写真を加えて、社員の自己表現の手段としても役立てることができます。

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名刺のオンライン化に関する最新動向

キーマンズネットの「名刺管理ツールの利用状況」に関する調査によると、2022年7月13日から26日の期間で企業における名刺の管理手法の実態は以下のようになっています。

◯名刺フォルダで物理的に個人管理している（1位・49.5％）
◯会社で導入している名刺管理ツールで管理している（2位・25.9％）
◯「スマートフォンアプリを使って個人管理している」（3位・16.5％）

2020年10月調査に比べて、「物理的に個人管理している」割合は8.7ポイント減少しているようですが、まだまだオンラインでの名刺管理は浸透しきっておらず、オフライン上での管理が根強い状況がわかります。

名刺をオンライン化することで得られるメリット

さりげなく会社PR情報を渡せる

紙ベースでのカタログやパンフレットでは、対面での手渡しか、郵送をしなければ渡すことができません。オンライン名刺であればPDFや写真での静止画はもちろん、動画で取り扱い商品を分かりやすい形で渡すことができます。メールの署名欄に常にオンライン名刺も添付しておく様にする事で、自社の信頼度も高められます。

既存顧客とのコミュニケーションツールになる

オンライン名刺は、オンライン商談時はもちろん、既存顧客への訪問の際にも話題作りのきっかけになります。SNSなどのリンクを掲載したり、写真を見てもらったりすることで、相手とのコミュニケーションを促進することに役立ちます。

オンライン商談でのアイスブレイクが行える

アイスブレイクとは、その場の緊張感や不安を和らげて打ち解ける事を目的とした話題やテーマの事です。オンライン商談の際、対面時の商談に比べてお互いの情報や話題が限られており、本題の前の雑談が無かったり、自己紹介が簡素化してしまうなど、なかなかアイスブレイクが難しい事が多いです。オンライン名刺の用意があれば、オフィスのある住所の情報やSNSの情報から、地域ネタなどで話題を振り、その場を和ませたりするきっかけにすることもできます。

商談に参加した担当者以外にも情報の共有が可能

CRMやSFAと連携できる名刺管理システムを使用してオンライン名刺を活用すれば、オンライン商談で得られた情報をスムーズに社内で共有することができます。最近では、業務の効率化や属人化解消の手段として「ノウハウ共有」についても注目されてきております。ノウハウ共有の為には、紙ベースの情報ではなく、データによる管理が必須となってきます。顧客の情報や商談内容をデータにして社内に蓄積し、スムーズに使える状態を作っておくことで、ノウハウ共有を実現する事ができます。ノウハウ共有が進み、チームによるデータ分析や属人化が解消された営業活動で、企業の売上拡大にも繋がります。

他部署の営業担当者とのバッティングの回避

アプローチのために訪問した営業先が、既に社内の他の営業担当者がアプローチ済みだったなど、社内で営業先がバッティングしてしまうトラブルがあります。データ化された名刺を社内で情報共有することで、事前に訪問状況や商談内容を確認することができるので、営業先のバッティング回避に役立ちます。

オンライン名刺を導入する上での注意点

情報の正確性

オンライン名刺を導入する際、その種類は様々で、中には手入力でデータを入力しなければならないシステムもあります。手入力でのデータ登録は膨大な時間がかかる上に、入力ミスや二重登録にも繋がるリスクがあります。登録の際の入力ミスがあると、企業の信頼にも大きく影響してしまいますし、二重登録などが起きてしまうと社内で管理する際にも手間がかかってしまいます。高精度で即データ化できるシステムを導入し、ビジネス情報を迅速かつ正確に管理・活用することが大切です。

紙ベースの名刺もデータで管理する

対面で頂いた紙ベースの名刺も合わせて活用できる名刺管理システムを用いて、オンライン名刺を導入することが望ましいです。紙ベースの名刺も名刺管理システムに取り込み、オンライン名刺で交換した情報と合わせて活用できる名刺管理システムを導入することをオススメします。スムーズな情報管理や名刺検索が行えるようになることで、業務効率化に役立ちます。

CRMやSFAと連携できる名刺管理システムにする

オンライン名刺を活用できる名刺管理システムを導入する際には、CRMやSFAと連携し、効率的な営業活動にも繋げていける名刺管理システムであるかどうかも重要です。できる機能が限られていたりデータ量に制限がある名刺管理システムでは、データによるノウハウ共有が叶わず、チームによる組織的なアプローチがなかなか進めていく事が難しくなります。

とりあえずダウンロードする

オンランもオフラインも、顧客データを統合できる名刺管理システム「名刺ソナー」

名刺を素早く正確に取り込める

　「名刺ソナー」は、名刺を撮影またはスキャナーで取り込むと瞬時にデータ化します。事前に撮影しておいた保存済み写真からも登録できるので、急なオンライン商談やWEB会議の時でも焦る事なく名刺をデータ化することができます。

名刺の名寄せ機能もあるので、二重で取り込まれる心配もありません。企業情報も自動更新されるので、常に最新の企業情報をもとに営業活動が行えます。また、同時に６枚までの名刺を登録する事ができるので、名刺のデータ化が効率的に進みます。

名刺交換をしていない見込み企業の特定が可能

CRMやSFAと連携できる

「名刺ソナー」はMAやSFAとの連携により、効率的な名刺管理が実現できます。一つのツールで名刺を一元管理できるので、正しい情報に素早くアクセスする事ができます。取引状況や商談情報をオープンな形でスムーズに情報を共有する事で、データでのノウハウ共有が進み、ビジネスチャンスを逃しません。顧客ニーズに応える為の効果的な戦略に繋げていくことができます。

• オンライン名刺管理アプリ「名刺ソナー」

名刺ソナーにより名刺のオンライン化で成果をあげたお客様事例

「名刺ソナー」により、名刺情報を活用した営業成果の最大化が可能です。

株式会社JTBの事例

名刺ソナー導入前の課題

・お客さま情報を各営業個所、各個人で管理していた
・法人営業活動の生産性に課題があった

導入の決め手

・簡単に名刺の取り込みができるうえ、有益な企業属性の情報を紐づけることができる
・業界・企業情報の豊富さ、企業グループや事業所のつながりが名刺情報を起点として分かるようになる

導入効果

・1ヵ月に3,000枚程の名刺の登録数が7,000枚と飛躍的に増えた

事例の詳細はこちら

まとめ：オンライン名刺はビジネスを加速するツールになる

オンライン名刺を活用する事で、従来の紙ベースの名刺よりも広範囲での交流が可能になります。 そうして得た貴重な企業情報も同時にデータで活用していくことで、チームによるノウハウ共有がなされ、企業の生産性向上につながって行きます。情報のデータ化を進めて、顧客とのコミュニケーションをスムーズになり、ビジネスの効率化が図れます。オンライン名刺の活用で、企業の成長をより速く大きくしていくことを目指して行きましょう。