名刺管理と顧客管理の違いとは？CRMツールとの連携で得られるメリットも紹介 | ブログ

名刺管理と顧客管理の違いとは

名刺管理と顧客管理は、両方とも企業の営業活動の効率化において重要な役割を持っていますが、それぞれに異なる目的を持っています。

顧客管理とは、企業と顧客との関係を構築・維持・強化し、最適な顧客満足度を達成するための活動です。CRMツール（Customer Relationship Management System, CRMシステム）を導入することで顧客情報の収集と分析を行い、顧客ニーズを把握することなどから最適な提案を導き出し、顧客満足度の向上に繋がります。また顧客データの一元管理により、営業担当者の属人化の解消にも繋がるので、チーム全体の力で営業活動を進めながら売り上げアップを目指していくことができます。

一方で名刺管理とは、名刺をデータ化して営業担当者のビジネス関係を管理する活動です。昨今では、スマホからでも簡単に名刺をデータ化できるアプリなど、利便性の良い名刺管理ツールがあります。取得した名刺の情報を整理しデータで管理することで、名刺をチーム全体で共有できたり名刺の検索を容易にすることができます。管理方法は名前の五十音順にするだけに留まらず、業界や役職などでもすぐに検索できるようにすることが重要です。個人での名刺管理ではなくチーム全体で名刺を共有することで、新たなビジネスチャンスを見つけるきっかけにもなります。

ただ、よくある課題として、ツールの用途が名刺「管理」にとどまり、営業現場での活用が進まないというものがあります。ただの名刺検索ツールでは、営業現場が求める「数字でわかる成果」につながりづらく定着が難しくなります。
そこで重要となるのが、顧客管理ツールと名刺管理ツールを連携させ営業の効率化を図るという視点です。

名刺管理ツールとCRMツールの連携で得られるメリット

リアルタイムな情報共有が可能

CRMツールへの情報登録の方法は様々ですが、手入力をしたりCSVファイルでのインポートなどでの登録は、まとまった作業時間を要するので、新規の登録が滞りがちになります。新規登録が進まなかったり顧客情報が更新されずに止まったままでは、CRMツールを効果的に使用することが難しくなります。名刺管理ツールで新しい顧客情報が登録された際に、CRMツールにも自動で反映されるように連携をしておくことで、常に最新の顧客情報が登録され、リアルタイムでの情報共有が可能になります。さらに、企業データベースを活用した名刺管理ツールの場合、登録データの精度も高く、手軽に正確な情報を登録できます。

使いやすさの向上でCRMツールの定着が進む

データ活用による営業効率化に向けてCRMツールを導入している企業でも、登録が面倒などの課題があったりすると、利用する社員がなかなか増えずに宝の持ち腐れになってしまうケースもあります。名刺管理ツールとの連携により、名刺をスキャンして登録するだけで自動でCRMツールの情報が登録できるようになるので、面倒な登録作業も無くなり、組織内でのCRMツールの利用率も向上します。スキャンによる登録だけでなく、登録方法が選択できる名刺管理ツールであれば、状況に合わせて使い分けができるので、利用を継続していく事も容易になります。

情報データのアクセス先を一本化

名刺管理ツールとCRMツールの二本柱でのデータ管理になると、どちらのデータが正しいのか判断に迷ったり、同じ顧客情報に二重にアクセスしにしくケースも出てきます。また、個人それぞれの判断や感覚で使いやすいと思う方のツールに利用が偏ったりして、バランスの良い活用が行われない場合もあります。名刺管理ツールとCRMツールの連携ができていると、情報を見にいく際にアクセスしにいく所を一本化できるので、業務時間の短縮やツールの安定した利用を進められます。

効率的な新規開拓や休眠顧客の掘り起こしができる

過去に取引があったり商談の機会があったにも関わらず、長らく放置されてしまっている見込み顧客、いわゆる「休眠顧客」。企業の売り上げアップに繋ぐ活動として休眠顧客への再提案を行うことも、新規活動と同じくらい大切になります。現在進行中の案件に追われて後回しにしがちな休眠顧客の掘り起こしも、名刺管理ツールとCRMツールの連携により、見込み顧客リスト作成を容易に行う事ができます。
また、企業データベースを使用したツールなら、既存顧客の業界情報からまだ訪問していない新たな見込み顧客のリスト化も作成できるので、新規営業リストも効率的に作成することができます。

営業効率化を実現する名刺管理ツール「mソナー」

常に最新の企業情報の閲覧が可能

「mソナー」は、名刺のデータ化とともに企業情報が紐付きます。修正が必要な名刺があれば、自動でその判定をしてデータ補正が行われます。登録後の移転や社名変更も自動更新されるので、手動で修正する必要も無く、名刺を取り込んでいくだけで最新の企業情報を閲覧することができます。常に最新情報を閲覧することで、社内での情報共有も円滑になり、チームワークの強化や営業効率化にも繋がります。

多彩な読み込み方法によるデータ化

「mソナー」の名刺読み取りは、複合機などからのスキャンだけではなく、スマホで撮影した写真や保存済みの写真からの登録ができます。また、メールの署名欄を用いて企業情報を登録することもできるので、名刺交換をしていない担当者の情報も合わせてデータ化することができます。名刺に残した覚え書きなどのコメントも企業情報として一元管理できるので、細かい情報を逃がしません。あらゆる情報をタイムリーにチームで共有することで、新たなビジネスチャンスに繋げていけます。

効率的に営業リストの作成が可能

「mソナー」とSFA/CRM連携ソリューション「ユーソナー」を連携させることにより、常に正確な情報をもとに営業リストを作成することができます。見込み顧客にどのような商品やサービスの需要があるのかも知ることができるので、スピーディーに営業戦略を立てられます。条件を指定しデータを抽出することで、時系列で相手担当者とのコンタクト履歴の確認をすることもできるので、休眠顧客の掘り起こしも容易になり、効率よく営業活動が行えます。見込み顧客の興味関心事項を事前に確認して分析をすることで、新規訪問や休眠顧客への再訪問のきっかけを作りやすくなります。

効果的な顧客管理で顧客信頼度アップ

顧客管理を適切に行うことは顧客との信頼度アップに繋がります。「mソナー」で名刺をデータ化し、各顧客毎に担当者が持っている人脈情報をチームで共有することで、営業の機会を逃しません。データ化した名刺を即時にCRMツールと連携することができれば、顧客に合わせた提案を行うことや、タイミングよくフォローアップすることも可能になります。

また、顧客との信頼度アップのためには、顧客の不満や問題を素早く解決することも重要です。「mソナー」に搭載されている企業データベース「LBC」は、テーマ毎に企業の特徴をタグ付けして、情報を活用できます。顧客の興味関心のある内容や、最近の事業内容など、データベースの内容から様々な情報を閲覧することで、効率的に顧客の状態を把握できます。情報収集にかかる時間を減らし、営業効率化をはかることで、企業の売り上げアップに繋がります。