- 名刺管理
オンライン名刺とは?デジタル化することで得られるメリットや注意点を解説!
更新日: 2024年1月18日
データベース会社が解説する
"営業成果"につながる名刺管理とは?
展示会、初回挨拶など、営業活動における名刺交換の機会は多いです。頂いた名刺を顧客毎にファイリングしようとしても、忙しさに追われていつの間にか名刺が山積みのままになったり、頂いた名刺のジャンル分けに悩んでしまってファイリングができず、とりあえず置いておいたうちに紛失してしまうことも・・・。名刺はビジネスチャンスを掴むための重要なツールですので、ここはしっかりと管理して営業成果に繋げたいところです。
本記事では、名刺を活用して営業成果を上げるための3つのポイントを解説します。
目次
名刺を取得した後は、適切なタイミングでフォローアップをすることが大切です。名刺を交換した直後には、お礼メールを送るなどのフォローアップをしていても、その時だけの単発で終わってしまっている場合、その後の見込み顧客の状況が見えず、気が付かないうちに競合他社に流れてしまう場合もあります。顧客の関心度をしっかりと測定し、それぞれの見込み度合いに合わせたアプローチをすることや、関連する業界情報、ケーススタディーも合わせて提供することができれば、顧客からの信頼度向上も見込めます。適切なタイミングで見込み顧客との接点を多く持ち、良いイメージでPRを続けることで、企業の売上げアップに繋がります。
組織単位での営業力向上のためには、営業の属人化を解消し、ノウハウ共有を進める事が重要です。担当者が机に眠らせている大量の名刺と合わせて、名刺交換をした際のアプローチ内容やヒアリング内容、キーマンの情報も合わせて顧客データとして管理し、営業チーム全体で売上げアップを目指す体制が作れます。名刺の情報はもちろん、担当者個人に蓄積されたノウハウも合わせてにチーム全体で共有されることで、見込み顧客への迅速な対応をすることがで、受注に結びつくタイミングを逃しません。名刺の管理は個人単位にせず、組織全体で共有することにより、重要な企業情報の共有やノウハウ共有を進めることができます。
名刺は連絡先を把握するためのツールとするだけではなく、売上げアップにつながる要素があります。取得した名刺を、会社名からの五十音順でファイリングすることだけで終わってしまっていることはもったいないです。業界や職種などで分類し、整理をすることで、まだ未開拓の類似企業を調べるツールとして活用することができます。各ジャンル毎の分類も大切ですが、必要な名刺があるときのアクセスのしやすさや、大量の名刺の中から必要な情報にすぐ辿り着けられる様に、名刺を整理する上での効率化と情報の使いやすさを考慮した管理方法を用いる必要があります。
頂いた名刺が活かしきれない大きな原因の一つとして、名刺をリスト化し管理する時間が取れないという問題があります。頂いた名刺のリスト化の重要性は分かっていても、リスト化するためのプロセスに時間がかかり、つい後回しにしてしまい、なかなかフォローアップ活動まで辿り着かないという場面があります。スピーディーにリスト化し、データによる活用を進めることができれば、チーム全体で協力してフォローアップを行うことができます。
紙ベースの名刺のままでは、名刺は個々の営業担当者の所有物のままになってしまいます。名刺にメモ書きされた情報があっても、担当者が手元にしまっているだけでは、ビジネスチャンスを逃すことにも繋がりかねません。名刺をデータ化して、他の営業担当者や他部門との情報共有をスムーズに行うことで、名刺の情報を企業の情報資産としていくことができます。紙ベースの名刺のままでも保管場所を統一することで、情報共有することも可能ですが、営業担当者が社内にいるときでなければ情報を見にいくことができません。名刺をデータ化することで、外出先にいるときでも、誰もが必要な時に素早く情報にアクセスすることができます。
紙ベースの名刺の分類は、分ける作業をするだけでも時間がかかります。名刺をファイリングしても、紙ベースの名刺のままでは目的の情報を探し出すのも困難です。名刺から必要な情報を見つけ出して分析をする場合も、企業毎にそれぞれ違うフォーマットを見ていくだけでも疲れてしまいますし、名刺の裏表の確認や不必要な情報まで見ていては、分析に膨大な時間がかかってしまいます。名刺をデータ化することで、分類や検索をスピーディーに行い、必要な情報だけを見やすい形でまとめることができれば、企業分析も楽に行えます。
株式会社JTBは、名刺管理ツール「mソナー(旧 名刺ソナー)」・「ユーソナー」とSFAを連携させることで、ばらばらだった業務を標準化し、名刺登録数を飛躍的に向上させました。
・お客さま情報を各営業個所、各個人で管理していた
・法人営業活動の生産性に課題があった
・簡単に名刺の取り込みができるうえ、有益な企業属性の情報を紐づけることができる
・業界・企業情報の豊富さ、企業グループや事業所のつながりが名刺情報を起点として分かるようになる
・1ヵ月に3,000枚程の名刺の登録数が7,000枚と飛躍的に増えた
事例の詳細はこちら
名刺のデータ化は、情報を見に行く場所がバラバラにならない様に、全ての企業情報を一元管理できるアプリがオススメです。mソナーは、一度に6枚の名刺を登録できるアプリなので、時間の手間をかけることなく登録することができます。また、保存済みの写真からの登録もできるなど、多彩な名刺登録方法に対応しているので、営業担当者の状況に合わせて登録方法が選べます。名刺のデータ化を後回しにせず、名刺を取得したその日に登録を済ませられるmソナーは、組織での名刺管理アプリの活用も進みます。
CRMやSFAと連携できる名刺管理システムを導入することで、効率的な営業活動に繋がります。名刺のデータ化を進める上で、企業情報の共有と合わせて、営業担当者が独自に持っているノウハウ共有も進めることで、チームによる組織的なアプローチが行えます。mソナーはCRMやSFAとの連携が可能なので、顧客データの分析に役立ちます。効率よく見込み顧客の仕分けをすることもできるので、顧客の見込み度合いに合わせたフォローアップもスピーディーに行えます。また、名刺交換履歴も管理して社内で共有することができるので、社内の営業先のバッティングを回避できるので、思わぬところからのイメージダウンを避けることができます。
企業データベースを活用した名刺管理アプリを導入することで、名刺のデータ化と同時に企業情報を紐付けることができます。mソナーは日本最大の企業データベースの活用により、名刺の情報を単に保管するだけではなく、BtoBの営業支援までを行い、売上げアップに貢献します。名刺交換をしていない見込み企業の情報も取得できるので、営業活動の効率化を大きく進められます。見込み顧客に関連する業界情報も企業データベースから導き出され、名刺をデータ化することと同時にあらゆる企業情報を閲覧できるので、企業分析や情報収集のための業務時間を大幅に短縮し効率化できます。また、登録情報の誤りや二重登録、取引先の社名変更や住所変更などがあった際、企業データベースの情報から自動で修正し、企業情報の修正に手間をかける事なく営業活動に集中できます。
「mソナー」により、名刺情報を活用した営業成果の最大化が可能です。
・お客さま情報を各営業個所、各個人で管理していた
・法人営業活動の生産性に課題があった
・簡単に名刺の取り込みができるうえ、有益な企業属性の情報を紐づけることができる
・業界・企業情報の豊富さ、企業グループや事業所のつながりが名刺情報を起点として分かるようになる
・1ヵ月に3,000枚程の名刺の登録数が7,000枚と飛躍的に増えた
事例の詳細はこちら
営業活動で入手した名刺には、ビジネスチャンスにつながる様々な情報が盛り込まれています。名刺をデータで管理し、デスクに眠っている名刺を最大限に活用していく事で、企業の売上げアップに大きく繋がっていきます。データ化のための時間を最小限にして営業活動に注力していくために、効率的に名刺をデータ化できるアプリを検討して行きましょう。
この記事を書いた人
ユーソナー編集部
MXグループ・編集長
ユーソナー編集部です。
主にBtoB事業を営む企業様に向け、これからの業務のあり方を考える上で有用なデータ活用やデジタル技術に関する情報を発信しています。
ユーソナーは業種・業界問わず
様々な企業において活用いただいております。
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