紙で管理は時代おくれ！？営業効率を高める名刺のデータ化

名刺をデータ化するメリット

作業効率の向上

データ化された情報に素早くアクセスする事により、名刺を探し出す時間も削減できます。また、大量の名刺を紙のままで保管していると、必要な名刺がなかなか見つからずに時間ばかりがかかってしまう事もあります。使いやすい状態で名刺がデータ化されていると、顧客の連絡先が必要な時にスムーズにアクセスする事ができます。

外出先からも全ての名刺情報を見る事ができる

外出先に持ち出せる名刺も、紙媒体の名刺では持ち出せる数に限界があります。名刺をデータ化して全ての情報を外出先でも手元で確認する事ができれば、営業活動の時間短縮になると同時に、問い合わせを受ける方の内勤者の雑務も減り、業務全体の効率アップにも繋がります。

名刺の情報漏洩防止に役立つ

紙媒体での名刺管理は、誤って紛失するリスクがあります。名刺には、氏名や会社名、会社の住所や電子メールアドレスなどの重要な情報が記載されていますので、まとまった情報を外出先で紛失したりすれば個人情報管理の面でも問題になってしまいます。

例え第三者に悪用される事がなかったとしても、競合他社に情報を取られてしまった場合、ビジネスチャンスの損失に繋がってしまう恐れもあります。。セキュリティをしっかり考慮した方法による名刺のデータ化を行う事は、営業活動において必須と言えます。

顧客信頼度の向上・コミュニケーションの向上

名刺をデータ化する際に、顧客の要求やニーズまで管理する事ができれば、営業活動における顧客満足度の向上に繋がります。顧客データを存分に活用する事ができれば、過去の取引履歴や興味関心に基づき、顧客に対してタイミングを逃さない営業活動や提案が可能になります。
　名刺のデータ化により、名刺の管理をデータ化して簡単にアクセスできる状況があれば、過去の名刺交換履歴を簡単に確認する事もでるので、顧客とのコミュニケーションもスムーズになります。

効率的な名刺の活用

せっかく名刺を取得しても、ファイリングして終わりだったり、先方の電話番号の確認に使うだけなど、ビジネスにおいて名刺が有効的に使われていないケースも多いです。名刺をデータ化する事で、名刺の情報から得られる様々な企業情報と結びつける事が可能になれば、新たなビジネスチャンスを掴むきっかけにも繋がります。

名刺をデータ化する方法

名刺をスキャンしPDF化して管理

いますぐできる名刺のデータ化の一つに、名刺をスキャンしてPDF化して管理する方法があります。
顧客別にフォルダ分けして管理したり、社内のグループウエア内の顧客情報スペースに添付するなどの管理方法があります。初期費用を必要せず今すぐできる方法ですが、顧客名や担当者名などで検索をかけて呼び出す事はできず、業務改善方法としては課題が残ります。データの整理や管理も手作業で行わなければならず、時間コストは避けられない手法となります。

表計算ソフトへ入力して管理

表計算ソフトを用いてリスト化する事も、名刺のデータ化方法の一つです。こちらも初期費用をかける必要が殆どありませんが、データの入力に膨大な時間が必要になります。二重登録や入力ミスを防ぐための対策も考えていかなければなりません。使用するリストにおいても、実際に運用を始めてから問題点や改善点が見つかる事が多く、安定したデータ活用に至るまでの時間もかかります。

名刺データ登録を行う代行会社に依頼

昨今では、企業の名刺をデータ化する事を請け負う名刺登録代行会社もあります。代行会社に依頼するには依頼費用が発生しますが、自社の社員が仕事の一環として名刺登録をする時間や手間を省く事ができます。

代行会社へ依頼する際に注意したい点としては、セキュリティ面の心配です。大切な顧客データを外部に渡すわけですから、情報漏洩の可能性がゼロと言い切る事が難しくなります。また、依頼する代行会社により対応品質にバラツキがあるので、自社とマッチする会社を根気よく探す必要もあります。

名刺管理アプリの活用

最近では、名刺管理に特化したアプリもあります。専用のソフトからスキャンしたりスマートフォンから読み込むなどして、手軽にデータ化を行う事ができます。読み取りの精度はアプリにより異なるので、正しく読み取れていない情報は、後から手動で修正をする必要がある場合があります。

名刺のデータ化は企業データベースと連携できるアプリがオススメ

企業データベースと連携する事で高精度のデータ化が可能

名刺管理アプリの専用ソフトからの取り込みだけに頼ったデータ化だと精度が低く、手作業での修正が避けられませんが、名刺の取り込みと合わせて企業データベースとの連携が可能なシステムを活用すれば、高精度な名刺のデータ化が可能になります。さらに、修正が必要な名刺をソフトが自動判定してデータ補正が行われる事で、さらに高精度なデータ化を行う事ができます。

名刺の登録後に顧客の社名変更や移転が起きた場合でも自動更新されるので、手動で変更する必要が無くなります。登録においての作業や管理にかかる手間を削減し、常に最新の情報で管理していく事ができます。

SFAやMAと連携する事も可能

名刺情報と企業データベースを統合活用できるシステムを導入する事で、既に運用しているSFAやMAと連携して名刺データを活用する事ができます。名刺から得た企業情報を営業部内で共有し、チームでの営業活動に大きく役立てる事ができます。名刺の検索も、企業名や担当者の氏名からの検索はもちろん、メールアドレスなどからも検索ができるようになります。導入したSFAやMAが社内でもなかなか浸透しなかった場合でも、データ化した名刺を使いやすく便利に活用する事で、社内での使用率も上げていく事ができます。

企業データベースと連携により、名刺の情報以外の企業情報も閲覧できる可能性があります。一つの名刺のデータから様々な企業情報の閲覧が可能になる事で、営業活動の効率化を進めていく事ができます。

• 名刺のない企業も検索できる名刺管理ツール

名刺のデータ化は営業の効率化において重要な手段

名刺は営業活動の成功にとって大きな役割を持つツールです。顧客訪問時の初回挨拶や展示会などで入手した名刺は、しっかりと営業活動に活かしたい物です。名刺をデータ化し、SFAやMAと連携して情報を最適化する事で、チーム全体で企業データを共有する事ができます。名刺交換で得た機会を最大限に活かす為に、最適な名刺のデータ化について検討して行きましょう。