営業成果を上げる！名刺管理システムの導入目的とポイントをメリットと合わせて解説

名刺管理アプリを導入する目的とメリット

名刺管理アプリを導入して行うことは、紙ベースの名刺をデータにして管理することにあります。名刺情報に素早くアクセスして名刺を探し出す時間を削減することや、名刺の紛失を防ぐなどのメリットがありますが、その大切な目的は「名刺の情報を営業成果につなげていくこと」にあります。名刺を活用して売り上げアップを目指すことを目的としながら、名刺管理アプリを運用していくことが大切です。営業成果につなげる運用を行うために意識していきたいことを紹介します。

スピーディーに名刺情報にアクセスし顧客信頼度を上げる

営業の仕事は、外出時の営業活動から社内業務まで、あらゆる面でスピードを問われることが多いです。見込み客からの受注を逃さないことや、競合他社に案件を奪われないようにするためにも、いかに最適なタイミングで対応できるかが大切になってきます。社内業務においても業務効率化が進んでいると、日々スムーズな業務対応ができるため、名刺がデータ化されていることが役立ちます。
また、SFAと連携できる名刺管理アプリを活用すると、展示会などで頂いた名刺をその日のうちに名刺管理アプリに取り込むことで即お礼メールが配信できるようになるなど、スピーディーな対応で競合他社との差別化をはかることもできます。

基本情報以外の名刺の情報も活用する

名刺の情報は、住所や電話番号などの企業の基本情報だけではありません。名刺に重要なメモを残している営業担当者もいることでしょう。訪問日時や面会者情報なども大切な情報です。そのような顧客情報やノウハウも営業チーム全体で共有することで売り上げアップにつなげていくことができます。さらに、名刺の情報から様々な企業情報と結びつけることができると、新規訪問のリスト作成にも活用できるので、新たなビジネスチャンスにもつながっていきます。

属人的な名刺管理を無くしてチームで管理する

名刺は大切なビジネス資産です。営業活動においても、個人プレーで行うよりもチームで活動することが、営業効率化の面で重要になってきます。名刺情報を属人的に管理してしまっていると、名刺を企業の資産として活用していくことが進みません。名刺の情報を営業成果につなげていくためには、営業担当者個人がそれぞれのスマートフォンの中だけで管理したりすることなく、営業チーム全体で情報共有できる名刺管理アプリを使うことが必須になります。

名刺管理アプリを導入・活用する際に重要なポイント

名刺管理アプリを導入する際には、名刺をデータで管理することによる利便性や効率性だけではなく、営業成果につながる活用ができるように運用することが大切です。そのために重要になるポイントについてご紹介します。

SFAとの連携ができる

名刺をデータ化していても、他のツールごとに名刺情報を管理している状態では、データの二重管理となり非効率になってしまいます。SFAとの連携ができる名刺管理アプリを導入すると、名刺情報の共有だけではなく、案件の進捗状況や商談の内容など、あらゆる顧客情報も一元管理できるのでチームでの営業力が強化され、営業効率が上がります。
また、SFAへの顧客情報の入力の手間がなくなることで社内でのSFAの活用も進むことにもつながります。見込み顧客に対しての迅速な情報共有を行うことにより、最適なタイミングでフォローアップができるので、顧客満足度が向上し、営業成果につながっていきます。

常に正確な情報を管理できる

顧客の昇進や移動、住所変更や社名変更などで、名刺の情報は変わっていくことが多いです。そのため、名刺情報の定期的なメンテナンスが必要ですが、常に手入力での変更が必要だったり変更操作が複雑で面倒だと、メンテナンスが行き届かなくなります。また、名刺の取り込み精度が低い場合、取り込んだデータを手作業で修正する必要があり、入力ミスや二重登録の問題も出てきます。名刺管理アプリを導入していても、検索や追跡がやりにくい状態では、名刺の情報を活かすことが難しくなります。名刺情報を更新していく手間をかけることなく、常に最新の情報・正しい情報を閲覧できる状態を保つことが業務効率化になり、営業成果につながります。

操作がシンプルで使いやすい

名刺管理アプリの操作性についても、導入する上で大切な要素です。操作が面倒だったりスキャナーからでないと取り込めないなどの課題があると、少しずつ社内での活用率が落ちていく原因にもなります。手持ちの名刺をまとめて取り込みたい時や、入手した名刺を即時に取り込みたい時でも、場所を問わずいつでも簡単な操作で行うことができると、社内での活用も進み、営業効率もアップします。名刺情報を簡単にデータ化して一元管理までできる名刺管理アプリを導入することが大切です。

閲覧できるデータ量が多い

名刺管理アプリの種類によって、登録できるデータ量に違いがあります。無料の名刺管理アプリなどでは登録できるデータ量に制限があるケースもあります。名刺を営業成果につなげる活用をしていくためには、名刺の基本情報だけではなく、顧客の企業情報など名刺以外の情報も閲覧できる名刺管理アプリの利用が望ましいです。さらに企業データベースと連携している名刺管理アプリなら、登録された名刺情報から関連するあらゆる情報も閲覧することができます。

営業成果につながる名刺管理アプリ「mソナー」

「mソナー」は、名刺管理を行うだけではなく、企業情報を活用した営業活動を行うことができる名刺管理アプリです。SFAとの連携ができるので、営業効率化に向けた名刺活用が進みます。名寄せ機能やクレンジング機能も搭載しており、データの入力ミスや二重登録にならず、常に更新された正しい情報を閲覧することができます。
また、企業データベースと連携することで、まだ名刺交換をしていない未接点の見込み顧客も閲覧することができるので、新規開拓時の戦略立案もスピーディーに行うことができます。多彩な取り込み方法に対応しており、スキャンによる登録はもちろん、スマートフォンでの写真撮影や保存済みの写真からも登録や、メールの署名欄からも登録ができるので、状況に合わせて効率よく登録することができます。操作もシンプルで使いやすく、高度な検索機能になっています。社名や住所だけではなく、業種や商品名などの関連キーワードからの検索も可能です。名刺の情報をフル活用し、営業成果につながる名刺管理を行なっていくことができます。

営業成果の最大化に向けた名刺管理をはじめよう

名刺管理アプリを使用し、個人管理をしていた名刺をチームで共有するように変えていくことができます。そして名刺管理アプリを導入した後、顧客の連絡先を確認することに使うだけで終わらないように、効率的な営業活動の一環として名刺の情報を活用していくことが大切です。営業成果につなげていく名刺管理アプリを活用して、企業の売り上げアップを目指していきましょう。