【決定版】名刺管理の方法6選を紹介！デジタルVSアナログで目的にあった方法を解説

アナログでの名刺管理方法

名刺ホルダーファイル

名刺ホルダーファイルを使用してファイリングする方法です。名刺を五十音順などに分けられます。ホルダーに名刺を差し込んでいくだけなので、簡単にファイリングできますが、基本的に１つのホルダーには１枚の名刺を差し込むのが望ましいです。名刺を並び替えたい時には手作業で行う必要があります。

名刺ボックス

名刺ホルダーファイルと同様に、名刺を五十音順に並べて収納します。専用のインデックスカードがついてるので、それを頼りに必要な名刺にアクセスできます。机の小さい引き出しの中にしまったり、机の上に据え置きで置くことも可能ですが、持ち運びには不向きです。名刺に書かれている詳細を確認するのも、一つ一つ取り出して見ていく必要があります。

ロールデックス（回転式名刺ホルダー）

ロールデックス（名刺管理ホルダー）で、収納した名刺を回転させることで必要な名刺にアクセスします。名刺を取り出さなくても収納したまま名刺の内容を見ることができます。常に机の上に置いて使用する目的の物のため、使わない時に机の引き出しにしまうことは難しくなります。名刺を持ち運びたい別のカードケースに分けておくか、コピーして持ち運び用にするなどの必要があります。

デジタルでの名刺管理方法

名刺をスキャンしPDFで管理する

名刺をスキャンし、PDFで管理する方法です。PDFにてデータ化された名刺を営業チーム共用のフォルダやグループウェアの指定された場所に入れておくことにより、チームで名刺データを共有することができます。スキャンした名刺データを直接ダイレクトに共用の場所に格納できない場合は、手動で名刺データを共用場所まで移動させる必要があります。

EXCELにまとめて一覧表にする

EXCELに名刺情報を入力して、一覧表にする方法です。名刺の情報を一覧表にすることにより、情報の見やすさや名刺データの共有ができます。検索をかけて情報を探すこともできる様になりますが、手入力での作業が必要になるため、入力ミスや二重入力などがあると、検索が困難になる課題もあります。

名刺管理システムを利用する

昨今では、多彩な名刺管理システムがあります。名刺をデジタル管理する場合、名刺管理システムを導入することが最も効率の良い方法となります。スマートフォンのカメラで撮影して名刺情報を取り込み、営業チームで名刺情報を共有することもできます。無料で使用できるものもあるのでコストを抑えて手軽に始めることもできますが、セキュリティ面の向上や利便性を求める場合、無料のシステムは一定の制限があります。カメラ撮影時の読み込み精度のバラツキもあるので、導入時から有料の名刺管理システムを導入することを検討してみましょう。

アナログで名刺管理をするメリット

紙ベースのままアナログで名刺管理をするメリットとは、名刺を直接手に持って整理や分類を行うため、誰にでも直感的な操作が可能なことです。特に長年続けてきた名刺管理がアナログでの管理方法のみという場合、慣れ親しんだ管理方法の方が難なくできる感覚もありますが、簡単な操作やシンプルな画面の名刺管理システムを使用することで、デジタル管理でも直感的に名刺管理を行うことができます。

アナログで名刺管理をするデメリット

チームでの名刺情報の共有ができない

入手した名刺を営業担当者がそれぞれ個人で管理していると、チームでの名刺情報の共有は難しくなります。さらに、受け取った後の名刺の管理方法をチームでルール決めをしていない場合、各社員ごとに名刺を保管している場所も異なってくるため、知りたい名刺情報があっても容易にアクセスすることは困難です。

名刺の情報を営業活動に活かせない

入手した名刺を紙ベースのままで各個人でアナログ管理をしていると、名刺の活用範囲が限られます。営業担当者が過去に合った人の名前を思い出したり、連絡先を確認したりする程度の使い道になってしまいます。

外出先からの閲覧に制限がある

名刺をアナログ管理している場合、外出先で確認できる名刺には限界があります。常に全ての名刺を紙ベースで持ち運ぶことは難しく、今ずぐ閲覧したい名刺があっても帰社してからでないと確認できないということにもなります。スピード勝負の場面で、受注のチャンスを逃すことにもつながってしまいます。

名刺の紛失リスクがある

名刺を紙ベースの状態でアナログ管理している場合、情報が必要になるたびに名刺そのものを取り出したり、チーム内の他の社員へ情報を見せる際にも手渡しする必要があるため、名刺の紛失リスクが上がります。個人で管理する際にも、後でファイリングしようと机に一時保管してしまううちにそのまま紛失してしまうケースもあります。万が一、まとまった状態の名刺を外出先で紛失してしまった場合、情報漏洩にもつながってしまいます。

デジタルで名刺管理をするメリット

名刺情報をチームで共有することができる

名刺をデジタル化することで、名刺の情報を営業チームで共有することができます。連絡先や住所などの基本情報に合わせて、キーマンの情報や商談日時や商談内容も合わせて確認できる名刺管理ソフトを使用すると、チームによる営業活動に役立ちます。さらに製造部などの他部門からも商談情報にアクセスできる環境があると、進行中の案件をスピーディーに進めることもできます。

営業活動の属人化が解消される

営業担当者ごとに把握している顧客情報が異なるのが当たり前の状態、いわゆる「属人化」した営業活動は、提案や活動範囲の幅を狭めてしまい、売り上げアップの機会を逃してしまいます。名刺情報をチームで共有することで属人化が解消され、新たなビジネスチャンスを掴む機会が広がります。営業チーム内での顧客の引き継ぎも容易になるので、営業担当者の急な休みの時でもスムーズに顧客対応ができるので、顧客の信頼度アップにつながります

名刺情報を効率的に管理できる

アナログでの名刺管理は、名刺を並び替えたい時に手作業で行うことが必須ですが、デジタル管理なら並び替えや検索が容易になり、効率的な名刺管理ができます。紙ベースでのファイリングでは五十音順に並べるのが精一杯のケースもあり、カテゴリー分けに限界がありますが、名刺管理システムによるデジタル管理なら業種や職種別のカテゴリーで名刺情報を閲覧することも即時に行うことができます。

外出先からでも全ての名刺情報を閲覧できる

名刺をデジタル管理する際に、外出先からでもスマートフォンで手軽に名刺閲覧ができる名刺管理システムを使用すると、情報が必要なときに即座に名刺にアクセスすることができます。

営業成果につながる名刺管理ができる

名刺管理システムには、SFAと連携できるものもあります。導入済みのSFAと合わせて使用できると顧客情報の一元化が容易になり、営業効率がアップします。リードの追跡も進み適切なフォローアップを行うまでのプロセスもスムーズになるので、見込み顧客への最適な対応が可能になり、売り上げアップにつながります。名刺情報に紐づけた案件の進行状況や商談内容、活動情報を見える化することで、営業成果につながっていきます。

デジタルで名刺管理をするデメリット

デジタルによる名刺管理を初めて導入する企業の場合、導入するまでのプロセスが容易ではなかったり、社内に定着するまで時間がかかる場合もあります。操作性がよく使い方が簡単な名刺管理システムを導入することを検討したり、営業効率を上げるためには名刺のデジタル管理が必須であることについて、チーム内で理解を深めて行くことが大切です。

「mソナー」は戦略的な営業活動の強化ができる

mソナーは、現在運用中のSFAと連携することができます。名刺からの人脈情報をフル活用し受注の機会を逃しません。高精度のOCRと人力での情報修正により、名刺のデータ化も高精度。企業情報の登録は連携する法人企業データベースをもとに行われるので、入力ミスの心配も無くスムーズに行うことができます。名寄せ機能やクレンジング機能もあり、常に情報が更新されていくので、古い情報のまま止まっていたり、データの二重登録が行われる心配も無くなります。登録もスマートフォンからの写真撮影のみで登録でき、複数枚の同時登録にも対応しています。法人企業データベースの情報により、まだ未接触のターゲット企業を可視化する事ができるので、より効率的な営業活動が可能になります。

名刺を活用して営業成果アップにつなげよう

貴重な顧客データでもある名刺を営業成果につなげるなら、名刺管理システムを用いたデジタルでの名刺管理が必須です。営業活動の効率化とチームワークの強化に向けて、名刺管理システムの導入を検討していきましょう。