【事例つき】SFAでは何ができる？基本機能5選を解説

SFAの機能は盛りだくさんな反面、何ができるかつかみにくい

営業活動にはさまざまなタスクがあります。煩雑な業務を支援し効率化するため、SFAにはたくさんの機能が盛り込まれています。

SFAツールのサイトや資料でも、多くの機能が紹介されていますが、いろいろなことに使えそうだ！と感じる反面、「多すぎて何ができるのか、自社ではどのように活用できるのかをつかみにくい」という声も聞かれます。

そのような場合、以下の５つの機能に着目してみましょう。

１.顧客管理
２.案件管理
３.商談管理
４.予実管理
５.行動支援

SFAの機能はおおよそ上記の５つに分類することができ、そのなかに細かい機能が結びついています。細かい機能はSFAツールによって特色がありますが、まずはこの基本機能を知っておくと、理解しやすくなります。

SFAの機能１：顧客管理

機能概要

営業の対象となる顧客（見込み顧客）の情報を管理する機能です。

担当者の名前、企業名、所在地、電話番号といった名刺に書かれているような基本情報のほか、これまでの接触履歴、商談の進捗状況などの営業情報を顧客単位で確認することができます。

営業部門だけでなく、マーケティングやカスタマーサポートなど他部門と一緒に使用することが多い機能です。

SFA導入のメリットと注意点

SFAを導入して顧客情報を一元化することで、

・顧客に関する情報をチームや部門全体で共有できる
・営業担当者の異動や退職時に情報の引継ぎが容易になる
・過去にトラブルがあったなどの問題のある顧客の情報を共有し、リスクを防げる

などのメリットがあります。

「ここを見れば顧客に関するすべてがわかる」という状態になっていることが重要。

管理する顧客情報の精度を上げるため、名刺管理ツールや企業情報データベースと連携するケースや、既存顧客の情報管理をメインとするCRM（顧客管理システム）と連携するケースもあります。

SFAの機能２：案件管理

機能概要

営業案件の状況を把握して管理する機能です。

案件管理では、製品や顧客、担当者ごとに、

・営業プロセス上の進捗
・受注確度
・見込み額
・受注予定日

を可視化します。

SFA導入のメリットと注意点

SFAを利用して案件管理を行うことで、マネジメント側はデータとして定量的に案件を見ることができ、チーム全体の状況を把握しやすくなります。

それにより「最新の案件」「確度の高い案件」「放置案件の洗い出し」「失注の要因」などの情報が洗い出され、

・見込み度の高い顧客へのアプローチ
・取り組むべき案件の優先順位づけ
・埋もれている顧客の掘り起こし

などが可能となり、営業担当者へ効率的に指示を出すことができます。

案件管理の機能を活用するにあたっては、営業プロセスの洗い出しと標準化がポイントです。営業プロセスを曖昧にしたまま導入を進めると、SFAを導入しても効率アップにつながらないこともあります。

営業プロセスを可視化して案件の進捗を分析することで、営業プロセス（営業フロー）のどこに課題があるかを洗い出し、改善につなげることができます。

SFAの機能３：商談管理

機能概要

商談の状況を把握して管理する機能です。

商談管理では、商談相手の情報や営業担当者、商談内容、使用した資料、商談結果などを記録し、

・商談の進捗把握
・商談内容の共有
・商談結果の分析

を行います。

商談管理機能を活用することで、「どの営業マンが商談したときに案件となっているか」「どのような状況で商談すると案件になりやすいか」などの分析を行い、営業部門全体で共有することができます。

SFA導入のメリットと注意点

案件管理同様、SFAを使用することで、顧客・営業担当者・資料・商談の曜日や時間帯など、いろいろな側面からデータを取り出すことができ、分析が容易になります。

これまで優秀な営業マンまかせになっていた商談を標準化し、情報共有することで、チーム全体の底上げをはかれば、業績アップにつながるほか、属人化のリスクを減少する効果もあります。

また、商談管理においても、営業プロセスの洗い出しと標準化は欠かせません。

SFAの機能４：予実管理

機能概要

営業部門の予算や実績を管理する機能です。

・売上予測
・売上実績
・目標達成度

などを、営業プロセスや営業担当者ごとに数字で把握し、分析して、営業部門全体の改善や経営判断に使用します。

SFA導入のメリットと注意点

これまで、予測や予算・目標設定を「勘」や「経験」に頼っていたという企業も、SFAを導入すると、蓄積したデータをもとに、適切な予算や数字目標を算出できるようになります。

そして、それに対する達成率もすばやく集計できるため、営業活動のPDCAサイクルをスピード感を持って回せるようになります。

また、SFAには充実したレポーティング機能が備わっており、グラフや表などでわかりやすく出力することができ、マネジメント業務の効率化にも欠かせない機能です。

日次・週次・月次などの対象期間のほか、さまざまな条件で絞り込んだレポートを作成することができますが、漫然とレポートを出力するのではなく、営業の効率化や改善などの目的意識を持って、どのレポートを利用するかを決めていくことが重要です。

SFAの機能５：行動支援

上の４つで紹介した機能はすべて、営業担当者が正しく日々の営業活動をデータとして入力することで実現します。

ところが、「入力が面倒」「意味がない」「上にやらされている」等、営業担当者から嫌がられてしまい、入力が滞ってしまうケースも少なくありません。これはSFAが「営業管理」というマネジメントサイドのツールだと捉えられてしまうことが、ひとつの要因となっています。

現場の営業マンに協力が得られないと、SFAの活用はそこでストップしてしまいます。

そこで重要なのが行動支援の機能です。

営業担当者は、日々の営業活動に加えて、

・顧客データの入力
・案件や商談など営業データの入力
・スケジュール管理
・日報の投稿

などをSFAで行うことになります。

そのため、営業担当者の負担を軽減するような行動支援機能を活用し、適切に情報を入力してもらうことが大切です。

・入力画面が使いやすい
・スマホなどモバイルデバイスからの入力がしやすい
・入力支援機能が充実している
・自動投稿機能

などがポイントになります。

マネジメントサイドだけでなく、営業担当者にとっても「SFAを導入したら楽になった」「自分にもメリットがあった」と感じてもらえるようなツールとしてSFAを利用するために、行動支援は非常に重要な機能です。

また、SFAでは営業担当者のアポイント数・訪問数・商談数やその成約率などの行動を管理することもできます。担当者の得意不得意や行動上の課題をデータとして把握することにより、マネージャーは営業担当者への適切な指示や教育を行いやすくなります。

SFAの導入効果をあげたお客様事例

SFAとSFA連携ツール「ユーソナー」を連携させることで、導入効果を最大化することが可能です。

株式会社ビジネスブレイクスルーの事例

ユーソナー導入前の課題

・ばらばらだった業務を標準化
・顧客情報の一元化へ統合システム構築

ユーソナー導入の決め手

・Salesforceとの連携実績が豊富
・支社・事業所まで網羅 データの質と量ケタ違い

得られた効果

・新規の商談数、120％にUP
・DM発送の反応率2倍に
・経理・総務ふくめ部門横断の活用が定着

事例の詳細はこちら

株式会社出前館の事例

ユーソナー導入前の課題

・営業戦略をたてるうえで必要な店舗情報の網羅性や信憑性に課題があった

ユーソナー導入の決め手

・Salesforceと連携ができ、DXの推進に活用できる
・飲食店情報が80万件以上登録されており、情報の信頼性が高い

得られた効果

・的確な営業戦略をたてられるようになり、効率的な営業活動ができている
・店舗情報のメンテナンスや修正の工数60%、年間約1,700万円削減
・簡易な反社チェックなどバックオフィス業務を効率化

事例の詳細はこちら

まとめ

導入する企業や営業部門の状況や営業プロセスによって、必要な機能や重点的に使用したほうが良い機能、最初に使い始めたほうが良い機能は異なります。

ですが、今回紹介した５つの機能は、どれもSFAの活用には欠かせない、ベースとなる機能です。

たくさんの営業支援機能があるSFAですが「機能が多くてどこから考えればいいか、つかみにくい」という場合は、今回ご紹介した５つの機能に絞って考えてみてはいかがでしょうか。

"SFAでできること"を正しく把握して、SFAツールを活用した営業効率化や業績アップに取り組んでいきましょう。