【事例紹介】SFAの活用が進まない！？社内のデータの課題から探るSFA活用術

SFAとは何をするものか

「Sales Force Automation」であるSFAは、日本では「営業支援システム」や「営業支援ツール」と呼ばれています。
営業を支援する、という言葉の通り、主に次のような機能があります。

• 顧客データの管理・共有
• 商談履歴・ステータスの管理
• 売上の進捗管理
• 顧客データの傾向分析
• 営業部門ごとの現状把握

このような機能を使い、これまではアナログで管理され、属人的であった営業活動に対し、デジタルとデータを取り入れ、営業のプロセスを仕組み化していくことが可能になります。

SFAで効果を出すために必要なこと

SFAを活用していく目的はもちろん、「売上げの拡大」であり、そのために日々の営業活動を効率化することです。

しかし、SFAの効果は、営業活動をする現場の営業担当が広く活用することではじめて得られる効果です。

そのため、SFAの導入後は、その効果を発揮するためにできるだけ社内に浸透させる必要があります。

SFAが社内に浸透しない理由

はじめに、SFAがなかなか社内に浸透しない理由を見ていきましょう。

ITやシステムを活用する感覚がない

お客様と対面して商談を進める営業担当にとって、自身のスキルは経験によって育まれていることが多く、システムやツール、データに頼るという感覚があまりないことがあります。

システムやツール、データを活用することで、「営業がもっと効率的になる」「営業がラクになる」「成果につながる」という実感を得てもらうことが使い続けるためには必要です。

実感を得るためには、自分で入力したデータを使い、次の商談や、お客様との日々のコミュニケーションに活かしてもらうことが大切です。そのためにも、まずは日報や商談履歴などでも良いのでSFAを日々使用して、データを蓄積していくことが必要です。

どうしても理解が得られない場合は、特定の部門や担当者など、一部の人たちだけで使用開始してもらい、徐々に全社へ広げていくことが有効です。

環境とリテラシー

SFAだけでなく、ITツールを導入した際に生じるハードルは、環境によるところも多くあります。

オフィスワークが少ない。普段PCをあまり触らないといった方が半数以上の職場では、SFAの利用以前に、PCの扱いそのものに対するリテラシーの低さも障壁となります。

このようなメンバーに対しては、研修やトレーニングはもちろんですが、スマートフォンやタブレットで操作できるSFAがおすすめです。

日常的に触っているスマートフォンであれば、直感的に操作に慣れてくれることが期待できます。

入力しなければいけないことが多くて面倒

SFAの効果は、日々の営業活動をできるだけ細かくデータとして残し、営業の進捗や、傾向を把握していくことで機能します。

集めたデータを実際の営業活動において反映し、その時にあった最適な営業活動を行い、商談率の改善や、成約数を伸ばすことができます。

しかし、そもそも営業担当は忙しいため、入力しなければならないデータ項目が多いと、対応が困難になってしまいます。

商談だけでなく、電話対応や資料作成、会議などさまざまなタスクがある中で、活動の記録やお客様に関することをデータで残すという業務も並行しなければなりません。

これでは負荷が増えてしまい、効率化どころか、かえって大切なお客様への対応を圧迫してしまうでしょう。

この問題に対しては、不必要な項目を削減するなど、データ入力作業を簡素化する工夫が必要です。

データ活用の課題

多くの機能があるSFAですが、何よりもまず、現場の営業担当がデータを入力してくれることが活用の近道となります。

社内に浸透させることも一苦労なのですが、SFA上にできるだけ多くの、正確なデータを集めなければなりません。

お客様の情報は常に最新か？

また、業種や従業員数といった基本的な情報はもちろん、住所の移転や役員の変更などといった、お客さまとのコミュニケーションをとるために重要な情報は常に更新が必要です。

しかし、すべてのお客さまの情報を営業担当が手動で更新していくのは非常に工数がかかってしまいます。
人力では、入力ミスや最新の情報かどうかの判断も困難です。

この場合は、お客様の情報を補完してくれる外部のデータベースとSFAを連携させることがおすすめです。外部のデータベースを連携させることで、SFA内のお客様に関する情報を自動で更新することができます。

データが重複して正確な分析ができない...

現場のメンバーの理解を得て、研修やトレーニングで操作を覚えてもらったとしても、入力したデータが不正確な場合、そのデータを使った分析が困難になります。

例えば、同じお客様が別の担当者によって二重に登録されるなど、データに重複が発生してしまうことがよくあります。
利用するメンバーが増え、登録されるお客様のデータも増えていくにつれて頻繁に起こります。

メンテナンスされていない古いデータが放置された状態だと、SFA上のデータを有効に活用することができなくなってしまいます。
このような課題も、外部のデータベースの手を借りることで解決できます。営業担当は、お客様とのコミュニケーションに注力できるよう、環境を整えることも必要です。

SFAのデータ活用で、かわること

さいごに、SFAの利用が進み、データ活用ができるようになると、どういった変化が生れるのか、データの活用イメージとともにみていきましょう。

営業にマーケティングの力を！

SFAを使って、営業効率化を本格的に目指すのであれば、同時にMA（マーケティングオートメーション）の導入いただきたいです。

MAは、メールの自動配信を行ない、営業担当では対応しきれない、休眠客や失注客のフォローを、営業担当の代わりに実行してくれるツールです。

SFAは営業部門で、MAはマーケティング部門で使用されますが、2つをシステム的に連携して使用することで、より効率的な営業活動に繋がります。
期待できる効果として、見込みのお客様を自動で検知できる、もしくは見込みのお客様を取りこぼさないといった仕組みをつくることができます。

【SFA × MAの連携イメージ】

例として、SFAとMAを使うと、営業活動がどう変わるのかを見てみましょう。

SFA

1. 営業担当が、お客様の名刺情報を、SFAに登録。
2. 営業担当が、お客様との商談結果をSFAに登録。

MA

3. MAが、SFA上で「失注（定期フォロー）」のステータスになっている担当者に、自動でメールを配信。
4. メールによる情報提供をし続けることで、顧客との関係性を維持する。
5. お客様が、Webサイトの「料金ページ」にアクセスした、「資料をダウンロード」した際に、MAが営業担当にメールで通知する。

営業担当

6. 営業担当が、お客様にアプローチし、再び商談を行なう。
7. 営業担当が、SFAに商談結果を残す。

このように、新規の商談に手を取られがちな営業担当に変わり、今すぐ成約しなかったお客様を自動的にフォローしてくれるのがMAの役割です。

SFAにMAを連携させて活用することで、営業部門だけで行なっていたお客様とのコミュニケーションを、マーケティング部門が支援してくれるという仕組みをつくることもできます。

SAFの利用が社内で浸透し、データが活用できるようになれば、営業部門だけでなく、全社でデータの活用が進められます。

　

まずは社内の浸透、次にデータ活用

導入から浸透、そしてデータの活用まで、道のりは決してラクではないSFAですが、今回お伝えした課題とポイントがお役立ていただければありがたいです。

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また、外部のデータベースとSFAを連携することで、お客様の情報をメンテナンスする手間が省けたり、人力では集めることが難しい、役員の異動や、グループ会社の情報が登録できたりと、社内の活用度をアップさせることができます。

SFA（MA）と外部のデータベースを連携させた、効果的な営業のデータ活用についてはこちらの記事をご参考ください！

「動画で解説｜日本最大級の企業データベースを営業に活用する方法とは？」
https://usonar.co.jp/blog/5999.html