更新日： 2024年7月 5日
多くの企業は個人や企業に関するさまざまなデータを保有し、複数のデータベースで管理しています。それらのデータでは重複が発生する場合があるため、整理・統合することで管理しやすくなります。この作業が「名寄せ」です。個人のデータを整理する場合や企業のデータを整理する場合など、名寄せはBtoC・BtoBに関係なく、どんな業界でも必要な作業です。
ただ、中には実質的に同じ対象を示すデータでありながら、表記ゆれなどのために同一と判断されないケースもあります。膨大な情報の中からこうしたデータを見つけ出してまとめるのは容易ではありません。
そこで本記事では、名寄せの概要や必要性・メリットについて解説したうえで、名寄せの手順を4つのステップで示します。合わせて名寄せをする際に役立つツールについてもご紹介しております。ぜひ最後までご覧ください。
目次
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顧客情報を管理する上で問題となりやすいデータの重複を解消するのが「名寄せ」です。必要性やメリットなどと合わせて、以下で詳しく解説します。
名寄せとは、数あるデータベースに登録されている顧客情報の中から重なるものを洗い出し、同一の存在に関するデータをひとつに統合することです。元は、破綻した金融機関において預金の払戻額を確定させるべく、同一の預金者が持つ複数の口座を把握し、残高を合算するために行われるものでした。
最近では金融機関に限らず、自社が保有するデータをより効果的に利活用すべく、一般企業でも広く名寄せの作業が実施されています。具体的には、顧客ごとにIDを設定し、顧客名・住所・電話番号・会社名・肩書きなどの情報が一致するか否かを調べ、同じ存在と判定できるデータを統合するという流れです。例えば、同姓同名でメールアドレスも同じで、電話番号が異なる2つのデータについて、2つの電話番号を持つ顧客情報として同じIDに登録する、といったイメージです。
保有するデータの量が少ない企業では、エクセルなどを利用し手作業で行うこともありますが、一般的には専用ツールを用いることが多いです。
顧客管理システムや営業支援ツールなど、クラウド上でデータを管理するシステムを利用する企業が近年増加しています。複数の担当者がアクセスできるこのようなシステムは、便利ではありますが、データの不備や重複といった悩みも生じがちです。
データをより有効に使えるものにするためには、名寄せが必要です。名寄せにより不具合を解消しないと、営業活動を行う際に、ひとりの顧客に対して何度も同じアプローチをしてしまったり、複数の担当者から重ねて連絡をしてしまったりといった、非効率な上に顧客に悪印象を与える行動につながるおそれがあります。
名寄せをするメリットは、データが可視化されることにより顧客対応やマーケティングの高度化を図れることです。点在していたデータが統合されることにより、各顧客データが最も情報量の多いものとして整理されます。それによりきめ細やかなマーケティングが可能となり、顧客満足度の向上や、より付加価値の高いサービスの提供が実現できます。
また、正確な最新のデータが共有されることで、情報の属人化を防止できるのも利点と言えます。さらに、重複していたり内容が古かったりといった不要なデータを削除できるので、業務の効率化にもつながります。
名寄せの作業は、4つのステップで行われます。各ステップの手順を確認し、全体の流れを把握しましょう。
まず初めにすることは、現状の把握です。名寄せするデータベースの、各属性の入力状況を調べます。属性とは、顧客データにおける氏名・住所・電話番号等の各項目のことです。このステップにおいて重要なのは、ゴールを明確にすることです。名寄せ完了時の理想的なデータベース像を検討し、データ統合の方向性を決定しましょう。
データベースから顧客の特定に必要な項目を洗い出し、抽出をします。この際に注意を要するのが、データベースによって項目の名称が異なるケースもあることです。たとえば、顧客の氏名を表す項目が「取引先名」や「顧客名」などと異なっていても、同じ属性のものとして統合しなければいけません。同じ属性に統合されるべき項目を把握し、名寄せする項目を決める必要があります。
データクレンジングとは、一定の基準やルールを定めてデータの表記ゆれや不整合を見つけ、修正や削除をすることをいいます。重複データについて、内容が同一であるか判別して統合していくためには、各項目の表記方法が定まっていることが必要です。具体的には、桜と櫻などの異体字や、株式会社と（株）などの法人名の表記、姓と名を分けるか否か、数字やアルファベットの全角半角などについて、表記を統一させていきます。
マッチングとは、表記が統一されたデータの中から同一の存在を割り出して統合する工程です。この工程が終了すると、データの重複が解消されます。
マッチングをするためには、いくつかの項目に対し「キー」という、それをベースにデータが同一か否か判定する設定を行います。たとえば企業名と住所と電話番号をキーとして設定し、これが一致したデータは他の項目が異なっていても同じ企業として判定します。 重複データを漏れなく見つけるためには、キーとなる項目の組み合わせを複数設定し、マッチングするか確認することが大切です。
マッチング時には、特に社名に関して注意が必要なポイントがあります。合併等により社名が変わっている、移転により事業所の所在地が変わっている可能性があること、同じ企業でも前株と後株が異なって登録されていたり、正式名称ではなく略称で登録されているケースもあることなどです。 精度の高いマッチングをするためには、名寄せ専用のツールを使用することが有効です。
専門ツールを導入するメリットは、工数削減と名寄せ精度の向上です。
名寄せを行うためには、企業や事業所の変更情報を随時確認した上で最新情報を把握している必要があります。 こういった作業を社内のリソースで行うためには膨大な工数がかかってしまいます。また、担当者により確認内容に差が出てしまうなど、精度を担保することは容易ではありません。
名寄せ専門ツールを導入することで、上記のような課題を解決できる可能性があります。
名寄せは扱うデータ量や必要な作業量が多いので、ミスなく効率的に行うためにも専用ツールの利用がおすすめです。
日本最大の企業データベース「LBC（Linkage Business Code）」を搭載する「ユーソナー」は、高精度なデータクレンジングが行えるため、その利用によって顧客データをマーケティングに最大限活用することが可能です。ユーソナーの機能のひとつである「mソナー」は、名刺交換履歴の有無にかかわらずLBCから最新の情報を取得でき、名刺やWebアクセスなどの情報も含めた顧客データの一元管理を容易にします。社名変更や合併、統廃合などの変化も、一度構築したデータベースであれば自動でメンテナンスされるので、安心して情報を利用できます。データ構築・メンテナンス専用の部署が日々データを更新し精度を保持しているので、正確なデータに基づいた顧客管理が可能です。
またユーソナーには、ターゲットとなる確度の高い顧客をリストアップし選出するABMの機能があります。ABMとは、ターゲットとして設定した具体的な企業や団体からの売上を最大化するために、戦略的にアプローチするマーケティングの手法です。 また、機能のひとつである「プランソナー」は多彩な検索条件を組み合わせてターゲットリストを作成できるので、ターゲティングにかかる時間を削減し、効率的な営業活動を実現するABMツールとして活用できます。
ユーソナーの名寄せ機能について詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。
ユーソナー活用方法「名寄せ 編」：Salesforceなど各ツールに散在する顧客データを名寄せし、顧客管理を効率化
名寄せとは、複数のデータベースに散在する顧客情報を統合し、重複や矛盾を解消することです。名寄せにより、データの可視化が進み、顧客対応やマーケティングの高度化を図ることができます。また、情報の属人化防止や業務効率化も実現できます。
名寄せは、顧客データの整備・管理に不可欠な作業であり、正確に実施することで顧客対応の質向上や効果的なマーケティングの実践が期待できます。
名寄せ作業の効率化と精度向上のためには、専門ツールの導入が推奨されます。ユーソナーは、日本最大の企業データベース「LBC」を搭載し、高精度なデータクレンジングが可能なツールです。ABM機能を備えており、戦略的なマーケティング活動にも活用できます。
本記事も参考にしながら、ぜひ顧客データの名寄せ・整備を進めてみてはいかがでしょうか。
この記事を書いた人
ユーソナー編集部
MXグループ・編集長
ユーソナー編集部です。
主にBtoB事業を営む企業様に向け、これからの業務のあり方を考える上で有用なデータ活用やデジタル技術に関する情報を発信しています。
ユーソナーは業種・業界問わず
様々な企業において活用いただいております。
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